Étude de cas : La méthodologie BPM en accéléré donne des résultats tangibles

Présentation du client et mandat

Premier Medical (PM) est le pseudonyme d’une petite division d’un distributeur important qui figure sur la liste de Fortune 500. PM fournit des instruments médicaux et chirurgicaux partout au Canada et compte 350 employés. Elle possède une quantité importante de stocks en consignation et reçoit environ 500 demandes par année. PM souhaitait améliorer ses processus de gestion des requêtes et des stocks. Nous avons suggéré la méthodologie BPM – 30 jours et l’implantation de webMethods Fabric 7.1, qui ont donné des résultats tangibles.

Défis

BPM Case Study


Le processus de requête de PM était très lourd et nécessitait la participation de plusieurs services : ventes, marketing, planification des stocks et finances. Sans compter que l’ensemble du processus manquait de transparence.


Le personnel des ventes avait la tâche fastidieuse de créer des bons de commande dans Excel et perdait beaucoup de temps à communiquer et à demander des renseignements relatifs aux commandes.


Ce manque d’uniformité touchait aussi le service du marketing, qui avait de la difficulté à effectuer le suivi des commandes, et par ricochet, le suivi de la progression des ventes par rapport aux promesses de vente. Le marketing devait obtenir l’approbation de la direction pour les grosses commandes. De plus, il ne disposait pas de toute l’information sur les investissements faits pour l’année en cours, notamment sur la modélisation financière et les investissements majeurs.


Le service de planification des stocks vivait les mêmes frustrations. La transmission des requêtes étant faite par le personnel du marketing ou celui des ventes, par courriel ou par téléphone. L’absence de procédure d’approbation standardisée posait aussi un problème majeur.


Le service des finances n’était pas toujours consulté par les autres services avant une prise de décision. Le manque de transparence faisait en sorte qu’il était difficile de déterminer les promesses de vente ayant réellement généré des revenus. Un autre obstacle : l’absence de base de données centralisée où consigner les données sur les investissements.


En fin de compte, il s’écoulait en moyenne six semaines entre la requête initiale et son approbation finale. PM souhaitait réduire cette moyenne de deux semaines en rationalisant, centralisant et standardisant le processus de requête. Elle voulait aussi éliminer les suivis redondants, faciliter la production de rapports, rendre le processus plus transparent pour les parties concernées et augmenter la satisfaction de sa clientèle en répondant mieux aux besoins.

Solution – BPM en accéléré

BPM Case Study

En commençant avec la méthodologie BPM 30 jours de Logimethods, PM a rapidement obtenu des résultats et a pu déterminer la meilleure façon d’optimiser ses processus d’affaires. Une fois les nouveaux processus approuvés, la solution a été élaborée selon l’approche itérative. L’objectif initial était de valider les données dès le début, afin d’éviter des problèmes ultérieurs, en s’assurant que les requêtes étaient approuvées au bon moment par les bonnes personnes. Plus tard, la création des commandes a été automatisée en fonction de la valeur des stocks.


Logimethods a implanté la solution en utilisant webMethods Fabric 7.1. Elle a choisi Cognos pour l'informatique décisionnelle.

Résultats

bpm success


PM a obtenu des résultats tangibles grâce à notre solution de BPM.


  • Réduction de 70 % du temps de cycle du processus de requête – de 6 à 2 semaines.
  • Réduction de moitié du temps de déploiement du matériel médical réquisitionné – de 6 à 3 mois.
  • Augmentation de 6 % du chiffre d’affaires.
  • Amélioration de la transparence du processus pour l’ensemble des services, ce qui réduit la perte de temps et d’efforts, et permet une amélioration continue des processus.
  • Réduction de 10 % du coût total du processus grâce à une meilleure efficience.

Étude de cas

 

 

Questions

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